องค์ประกอบของการสัมมนา

องค์ประกอบของการสัมมนา

         นิรันดร์ จุลทรัพย์ ได้กล่าวไว้ว่าการจัดสัมมนาแต่ละครั้ง ประกอบด้วยองค์ประกอบที่สำคัญ  ๔  ประการดังนี้

         ๑.  องค์ประกอบด้านเนื้อหา  ได้แก่

                  ๑.๑  หัวข้อหรือเรื่องที่จัดสัมมนา

                  ๑.๒  จุดมุ่งหมายสำคัญของการสัมมนา

                  ๑.๓  หัวข้อให้ความรู้ที่สัมพันธ์กับเรื่องที่จัดสัมมนาโดยวิธีการบรรยายหรืออภิปราย

                  ๑.๔  กำหนดการสัมมนา

                  ๑.๕  ผลที่ได้จากการสัมมนา

         ๒.  องค์ประกอบด้านบุคลากร คือผู้ที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา  ซึ่งประกอบด้วย

                ๒.๑  ผู้จัดการสัมมนา  ได้แก่  บุคคลหรือคณะกรรมการ  ซึ่งมีหน้าที่จัดสัมมนาให้บรรลุตามจุดมุ่งหมายที่กำหนดไว้  คณะกรรมการจัดสัมมนาอาจแบ่งออกเป็นฝ่ายๆ แต่ละฝ่ายมีหน้าที่ดังนี้

                           ๒.๑.๑  คณะกรรมการอำนวยการประกอบด้วยผู้บริหารในหน่วยงานเป็นผู้ทำหน้าที่อำนวยการจัดการสัมมนาให้แก่คณะกรรมการฝ่ายต่างๆดังนี้

                                             -  กำหนดนโยบายจัดสัมมนา

                                    -  ตรวจสอบดูแลการดำเนินงานให้เป็นไปตามนโยบายและแก้ปัญหาที่มีความกระทบกระเทือนถึงนโยบาย

                                    -  ให้คำปรึกษาแก่คณะกรรมการดำเนินการฝ่ายต่างๆ

                      ๒.๑.๒ คณะกรรมการดำเนินการจัดสัมมนา เป็นคณะกรรมการทำหน้าที่ปฏิบัติการจัดสัมมนาให้เป็นไปตามนโยบายซึ่งประกอบด้วยคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ  ดังนี้

                           ๑)  ประธานและรองประธานจัดสัมมนา  เป็นผู้ทำหน้าที่ดำเนินการจัดสัมมนาร่วมกับคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ ดังนี้

                           -  วางแผนและดำเนินการจัดทำโครงการสัมมนา

                           -  จัดหาคณะกรรมการและแบ่งคณะกรรมการเป็นฝ่ายต่างๆ

                           -  ประสานงานกับคณะกรรมการฝ่ายต่างๆตลอดจนการจัดประชุมคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ

                           -  ตัดสินใจและแก้ปัญหาการดำเนินการให้แก่คณะกรรมการฝ่ายต่างๆรองประธานมีหนน้าที่ช่วยเหลือตามที่ได้รับมอบหมาย  หรือ  ปฏิบัติหน้าที่แทนประธานในกรณีที่ประธานไม่สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้หรือลาออก

                                ๒)  คณะกรรมการฝ่ายเลขานุการ  ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  ดำเนินงานด้านธุรการทั่วไป

                           -  เตรียมวาระการประชุมร่วมกับประธานในการจัดสัมมนาออกหนังสือเชิญประชุมกรรมการฝ่ายต่างๆ  ในนามประธานจัดสัมมนาและบันทึกการประชุมพร้อมทั้งอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้เข้าประชุม

                           -  บันทึกการบันยายอภิปรายและรายงานผลการประชุมกลุ่มย่อยต่อที่ประชุมใหญ่  ในขณะสัมมนาและส่งมอบให้แก่ฝ่ายเอกสารเพื่อจัดพิมพ์และเผยแพร่ต่อไป

                           -  อำนวยความสะดวกต่างๆ  ตลอดโครงการสัมมนา

                           -  ติดต่อประสานงานกับคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ  ตามที่ประธานจัดสัมมนามอบหมาย

                           -  จัดทำหนังสือเชิญวิทยากร  หนังสือตอบขอบคุณและหนังสือเชิญแขกผู้มีเกียรติเข้าร่วมในพิธีเปิดและปิดการสัมมนา

                           -  จัดทำหนังสือกล่าวรายงานของประธานจัดสัมมนาต่อประธานในพิธีเปิดและปิดการสัมมนาและหนังสือคำกล่าวเปิดและคำกล่าวปิดของประธานในพิธี

                           ๓) คณะกรรมการฝ่ายทะเบียน  ประกอบด้วย  ประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  รวบรวมรายชื่อและจำนวนสมาชิกที่จะเข้าร่วมสัมมนา

                           -  เตรียมการลงทะเบียน  จัดทำรายชื่อและป้ายชื่อสมาชิกที่จะเข้าสัมมนา

                           -  รับลงทะเบียน

                           -  สำรวจจำนวนของสมาชิกที่ลงทะเบียนจริง  และแจกเอกสารสัมมนาโดยประธานงานกับฝ่ายเอกสารฝ่ายเลขานุการ

                           -  แบ่งกลุ่มย่อยผู้เข้าสัมมนาในการประชุมกลุ่มย่อย

                                 ๔)  คณะกรรมการฝ่ายเอกสาร  ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ   กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  จัดเตรียมเอกสาร  และจัดทำแฟ้มการสัมมนา

                           -  ร่วมกับฝ่ายทะเบียน  แจกเอกสารและแฟ้มแก่ผู้เข้าสัมมนาและแขกผู้มีเกียรติ

                           -  ประสานงานกับฝายเลขานุการ  และฝ่ายทะเบียนเกี่ยวกับเอกสารการสัมมนาที่จะต้องนำมาจัดพิมพ์

                           -  จัดพิมพ์เอกสารสรุปผลการสัมมนา  และเผยแพร่

                                  ๕)  คณะกรรมการฝ่ายเหรัญญิก  ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  เตรียมเรื่องเกี่ยวกับงบประมาณและใบสำคัญทางการเงิน

                           -  จัดเตรียมของที่ระลึกสำหรับวิทยากรและผู้มีอุปการระคุณหรือเงินค่าตอบแทนสำหรับวิทยากร

                           -  ยืมเงินทดรองจ่ายสัมมนา  จากหน่วยงานเจ้าของโครงการ

                           -  จัดทำบัญชีเบิกจ่ายเงินและวัสดุ  ตลอดการสัมมนา

                           -  ติดต่อและประสานงานกับคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ  ในเรื่องการเงินและวัสดุ

                                    -  ให้คำปรึกษาในเรื่องการเงินและวัสดุแก่คณะกรรมการฝ่ายต่างๆ

                           -  รับเงินค่าลงทะเบียนจากผู้เข้าสัมมนา  และเก็บรักษาเงินด้วยความรอบคอบ

                          -  จัดทำรายงานสรุปผลการใช้จ่ายเงิน  เสนอต่อประธานและที่ประชุมตลอดจนการจัดเก็บหลักฐานต่างๆ  เกี่ยวกับการเงิน

                           ๖) คณะกรรมการฝ่ายพิธีการ  ประกอบด้วยประธาน กรรมการรองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

ประสานงานกับฝ่ายสถานที่  จัดโต๊ะหมู่บูชาและเครื่องพิธีต่างๆ  ในวันเปิดและปิดการสัมมนา

                           -  จัดเตรียมบุคคลจัดส่งเทียนชนวนให้ประธานในพิธีเปิด  เชิญพานแฟ้มกล่าวรายงานของประธานจัดสัมมนา และประธานในพิธีเปิดและปิดสัมมนา  และเชิญพานของที่ระลึกในพิธีมอบของที่ระลึกแก่วิทยากร  และผู้มีอุปการคุณ

                           -  ทำหน้าที่เป็นพิธีกร  เพื่อเป็นสื่อกลางสำหรับทุกฝ่ายตลอดการสัมมนา

                           -  ติดต่อขอประวัติละผลงานจากวิทยากร

                           -  กำกับรายการให้เป็นไปตามกำหนดการสัมมนา

                    ๗)  คณะกรรมการฝ่ายสถานที่  และวัสดุอุปกรณ์ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  เตรียมสถานที่  และวัสดุอุปกรณ์ในการสัมมนา

                           -   ประสานกับฝ่ายที่เกี่ยวข้องในการจัดสถานที่รับลงทะเบียน ห้องประชุมใหญ่ ห้องประชุมกลุ่มย่อย โต๊ะหมู่บูชา โต๊ะหรือแท่นบรรยาย(podium)  สำหรับประธานในพิธี ประธานกล่าวรายงานและวิทยากร  การจัดชุมรับแขก  การจัดสถานที่รับประทานอาหาร

                           -  ควบคุมด้านแสงเสียง  การบันทึกเสียง  บันทึกภาพ

                           -  จัดสถานที่พัก  และอำนวยความสะดวกต่างๆ  แก่ผู้เข้าสัมมนา

                           ๘) คณะกรรมการฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม  ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                                    -  ประสานงานกับฝ่ายเลขานุการ  และฝ่ายทะเบียน  เรื่อง   จำนวนผู้เข้าสัมมนา  วิทยากรและแขกผู้มีเกียรติ

                           -  ประสานงานกับฝ่ายสถานที่ เรื่องสถานที่สำหรับบริการอาหารและเครื่องดื่ม

                           -  เตรียมรายการในเรื่องอาหารและเครื่องดื่ม

                           -  จัดบริการอาหารและเครื่องดื่ม  ให้แก่วิทยากร  แขกผู้มีเกียรติ และผู้เข้าสัมมนา  ตลอดการสัมมนา

                           ๙) คณะกรรมการฝ่ายประชาสัมพันธ์ ประกอบด้วย ประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการมีหน้าที่ดังนี้

                          -  ประชาสัมพันธ์การสัมมนา  โดยผ่านทางสื่อสารมวลชน  โปสเตอร์  แผ่นผ้าโฆษณา   หรือส่งเอกสารถึงผู้สนใจโดยตรง

                           -  ประสานงานกับคณะกรรมการฝ่ายต่างๆ เพื่อนำข้อมูลมาประชาสัมพันธ์

                           -  ประชาสัมพันธ์เรื่องที่น่าสนใจ  ให้ผู้เข้าสัมมนาทราบในช่วงระหว่างการสัมมนา

                           -  จัดกิจกรรมสันทนาการหรือสังสรรค์ในระหว่างการสัมมนา (ถ้ามี)

                           ๑๐) คณะกรรมการฝ่ายปฏิคม ประกอบด้วยประธานกรรมการ  รองประธานกรรมการ  กรรม  กรรมการและเลขานุการ  มีหน้าที่ดังนี้

                           -  ต้อนรับประธานในพิธี  แขกผู้มีเกียรติ  วิทยากร และผู้เข้าสัมมนา

                          -  อำนวยความสะดวกให้แก่ประธานในพิธี แขกผู้มีเกียรติ  วิทยากรและผู้เข้าสัมมนา

                           -  ประสานงานกับคณะกรรมการฝ่ายเลขานุการ ฝ่ายทะเบียน ฝ่ายสถานที่ ฝ่ายยานพาหนะ  ฝ่ายอาหารและเครื่องดื่ม

                           ๑๑) คณะกรรมการฝ่ายยานพาหนะ  ประกอบด้วย  ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ   มีหน้าที่ดังนี้

                          -  จัดยานพาหนะและพนักงานขับรถยนต์  เพื่อให้บริการแก่ฝ่ายต่างๆ ตั้งแต่ระยะเตรียมงานจนเสร็จสิ้นการสัมมนา

                           - จัดให้มีรถสำรองไว้เป็นประจำในภาวะฉุกเฉินตลอดการสัมมนา

                           ๑๒) คณะกรรมการฝ่ายพยาบาล  ประกอบด้วย  ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ   มีหน้าที่ดังนี้

                           -  เตรียมวัสดุอุปกรณ์การปฐมพยาบาลและยาไว้บริการแก่ผู้เข้าสัมมนา  และผู้จัดการสัมมนาตลอดการจัดสัมมนา

                           -  ประสานงานกับฝ่ายยานพาหนะ  และฝ่ายอื่นๆ

                           ๑๓)  คณะกรรมการฝ่ายประเมินผล  ประกอบด้วย  ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ  กรรมการ  กรรมการและเลขานุการ   มีหน้าที่ดังนี้

                          -  ออกแบบประเมินผล

                          -  ดำเนินการรวบรวมข้อมูล

                          -  นำข้อมูลมาวิเคราะห์

                           -  สรุปและรายงานผล ต่อคณะกรรมการดำเนินการและคณะกรรมการอำนวยการสัมมนา

                จำนวนคณะกรรมการดำเนินการจัดสัมมนาแต่ละฝ่ายจะมีมากน้อยเพียงใดนั้นให้พิจารณาตามความเหมาะสมของงาน  และกำลังบุคลากรซึ่งคณะกรรมการบางคนอาจทำหน้าที่หลายฝ่ายก็ย่อมเป็นไปได้  ซึ่งการแต่งตั้งให้บุคลากรให้ปฏิบัติหน้าที่ในคณะกรรมการทั้งหมดจะต้องลงนามคำสั่งแต่งตั้งโดยผู้บริหารสูงสุดของหน่วยงานนั้นๆ

                 ๒.๒   วิทยากร  ได้แก่  บุคคลผู้ที่มาให้ความรู้และประสบการณ์แก่ผู้เข้าสัมมนา  โดยทั่วไปวิทยากรจะเป็นผู้ทรงคุณวุฒิที่มีความรู้  ความเชี่ยวชาญในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการสัมมนา  และเป็นผู้ที่มีทักษะทางการพูดหรือการบรรยาย  ตลอดจนการใช้เทคนิคต่างๆ  ในเรื่องนั้นๆ อันจะทำให้ผู้เข้าสัมมนาเกิดความรู้ความเข้าใจ  เจตคติ  ความชำนาญ  จนสามารถที่จะเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมไปตามวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้

               วิทยากรถือว่าเป็นผู้ที่มีบทบาทสำคัญต่อการสัมมนาให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ แบ่งออกเป็น  ๓  ประเภท คือ

                 ๑)  วิทยากรอาชีพ  หมายถึง  บุคลากรที่ดำรงตำแหน่งเป็นวิทยากรโดยตรง  สังกัดอยู่ในหน่วยงานฝึกอบรมหรืองานบุคคล วิทยากรอาชีพเหล่านี้จะมีความรู้ทางด้าน  การฝึกอบรม  การสัมมนา  และเนื้อหาที่จะบรรยายเป็นอย่างดี มักจะมีวุฒิทางการศึกษาระดับปริญญาโทขึ้นไป  วิทยากรอาชีพนี้จะเรียกอีกอย่างหนึ่งว่า  “วิทยากรภายใน”  เพราะปฏิบัติหน้าที่อยู่ภายในหน่วยงาน  นั้นๆ  ซึ่งจะมีความรู้ความเข้าใจ  ตลอดจนเข้าใจถึงปัญหาต่างๆ  ที่เกิดขึ้นภายในองค์การเป็นอย่างดี และสามารถยกตัวอย่างประกอบการบรรยายได้อย่างชัดเจน แต่อาจจะมีปัญหาในเรื่องความเลื่อมใสศรัทธาในตัววิทยากรอยู่บ้าง  ทั้งนี้เพราะผู้เข้าสัมมนามักรู้จักวิทยากรหรือบางคนอาจมีความคุ้นเคยกันเป็นอย่างดี  ทำให้ทราบภูมิหลังของวิทยากร  ดังนั้นวิทยากรภายในจึงจำเป็นต้องรู้จักวางตัว  ตลอดจนบุคลิกและความสามารถของวิทยากรแต่ละคนจะต้องปฏิบัติให้ดีที่สุด

        ๒) วิทยากรเฉพาะกิจ  หมายถึง  วิทยากรที่เป็นบุคลากรที่มีความชำนาญงานด้านใดด้านหนึ่งที่มีตำแหน่งหน้าที่ตามสายงานนั้นๆ   เช่น ความชำนาญทางด้านคอมพิวเตอร์  ด้านตรวจสอบบัญชี  ด้านกฎหมาย  ด้านสายการเงิน   ด้านสุขภาพ เป็นต้น   ข้อดีของวิทยากรเฉพาะกิจ คือเป็นผู้ที่มีความรู้ความชำนาญเฉพาะในเรื่องที่บรรยายเป็นอย่างดี และเข้าใจสภาพที่เป็นปัญหาต่างๆ ภายในองค์การได้ดี แต่ข้อเสียก็มีมากเช่นเดียวกันก็คือ  อาจจะขาดทักษะบรรยายหรือการถ่ายทอดความรู้  และอาจทำให้งานประจำที่ทำอยู่เสียหายได้  เพราะต้องขาดงานมาทำหน้าที่วิทยากร  นอกจากนี้การนำเสนอแนวคิดใหม่ๆ   อาจจะน้อยหรือมองปัญหาในมุมแคบ  คือจะมุงนำเสนองานที่ตนปฏิบัติเป็นกิจวัตรประจำวัน  หรือบางท่านที่เป็นผู้บริหารระดับสูงหรือผู้อาวุโสของหน่วยงานมาบรรยายก็จะออกมาในรูปของคำสั่ง  หรือคำสั่งสอน  หรือพูดถึงประวัติในความสำเร็จของตนมากเกินไป  ทำให้ผิดวัตถุประสงค์เรื่องที่บรรยาย

        ๓) วิทยากรรับเชิญ  หรือเรียกว่า  “วิทยากรภายนอก”   ซึ่งแบ่งออกเป็น ๒ ลักษณะคือ  

         (๑)  วิทยากรอาชีพที่ยึดอาชีพการเป็นวิทยากรโดยตรงหลายท่านตั้งเป็นสำนักงานของตนเองขึ้นมาอย่างเป็นทางการ

         (๒) วิยากรที่มีงานประจำอาจสังกัดอยู่ในสถาบันการศึกษา โรงพยาบาล  ส่วนราชการต่างๆ  บริษัทห้างร้านหรือประกอบธุรกิจส่วนตัว ซึ่งมีตำแหน่งหน้าที่การงานเป็นหลักอยู่แล้ว  แต่มีความรู้ความสามารถและประสบการณ์การเป็นวิทยากรที่ดี  จึงมักได้รับเชิญให้ไปเป็นวิทยากรให้แก่หน่วยงานต่างๆ  ตลลอดเวลา  การติดต่อกับวิทยากรที่มีงานประจำทำอยู่นี้  อาจตามตัวได้ยากหรือมีปัญหาเรื่องเวลาเพราะแต่ละท่านมีภารกิจต้องปฏิบัติหน้าที่ในงานประจำที่ตนทำอยู่  ซึ่งการที่วิทยากรลักษณะนี้จะออกไปเป็นวิทยาให้แก่หน่วยงานภายนอก  จะต้องได้รับการอนุญาตจากผู้บังคับบัญชาก่อน ถ้าผู้บังคับบัญชาเข้าใจ  และให้การสนับสนุนก็จะเป็นผลดีต่อสังคม  โดยส่วนรวมแต่บางหน่วยงานผู้บังคับบัญชาไม่เห็นความสำคัญหรือไม่อนุญาต  วิทยากรเหล่านี้ก็ไม่สามารถออกไปรับใช้สังคมได้

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                     การเชิญวิทยากรรับเชิญหรือวิทยากรภายนอกร่วมให้ความรู้ในการสัมมนามีข้อดีข้อเสียหลายประการ  ข้อดีคือมักจะได้รับการยอมรับ  เลื่อมใส  ศรัทธาจากผู้เข้าสัมมนา  โดยเฉพาะวิทยากรที่มีชื่อเสียงหรือมาจากสถานศึกษาหรือหน่วยงานระดับแนวหน้าก็จะได้รับการยอมรับ  เชื่อถือศรัทธามากขึ้น  นอกจากนี้การนำเสนอข้อคิดจากวิทยากรภายนอกจะมีความเป็นกลางไม่อคติต่อคนใดคนหนึ่งหรือฝ่ายใดฝ่ายหนึ่ง  โดยเฉพาะภายในองค์กร  สำหรับข้อเสียมีหลายประการ  เช่น  วิทยากรอาจไม่ทราบวัตถุประสงค์ของการจัดสัมมนาในเรื่องนั้น ๆ  อย่างแท้จริง  ตัวอย่างไม่ชัดเจนหรือไม่ตรงกับปัญหาที่แท้จริง  และบางครั้งวิทยากรอาจได้รับเชิญมาพูดในเรื่องที่เขาไม่ถนัด  แต่ที่ได้รับเชิญเพราะฝ่ายผู้จัดสัมมนาพิจารณาในแง่ความสามารถในการถ่ายทอดความรู้และมีชื่อเสียงโด่งดังของวิทยากรเท่านั้น

         วิทยากรทั้ง ๓ ประเภทตามที่กล่าวมาข้างต้นต่างมีข้อดีและข้อเสียแตกต่างกัน  ดังนั้นผู้จัดการสัมมนาสามารถพิจารณาเปรียบกันได้   แต่ที่สำคัญสุดไม่ว่าจะเป็นวิทยากรที่อยู่ในประเภทใด  จำเป็นต้องเป็นผู้มีคุณลักษณะที่ดี  ดังต่อไปนี้

๑)   เป็นผู้ที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับหัวข้อการสัมมนาเป็นอย่างดี

         ๒)   เป็นผู้ที่มีความสามารถในการถ่ายทอดความรู้ให้ผู้อื่น ๆเข้าใจได้ดี

         ๓)   เป็นผู้ที่มีความคิดก้าวไกล ทันสมัยและใจกว้าง

         ๔)   เป็นผู้ที่มีเหตุผล มีความสามารถในการควบคุมอารมณ์ได้ดี

         ๕)   เป็นผู้ที่มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี

         ๖)    เป็นผู้ที่มีชื่อเสียงเป็นที่รู้จักกว้างขวางในสังคมหรือแวดวงวิชาชีพ

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   ๒.๓  สมาชิกผู้เข้าสัมมนา  ผู้เข้าสัมมนาส่วนใหญ่มักเป็นบุคคลที่มีความสนใจร่วมกัน    ประสบปัญหาร่วมกันหรือต้องการแสดงความคิดเห็นใหม่ร่วมกัน    และที่ประสงค์ที่จะแลกเปลี่ยนความคิดเห็นถ่ายทอดความรู้  และหาแนวทางแก้ปัญหาร่วมกัน  ผู้เข้าสัมมนาส่วนใหญ่มักเป็นผู้ปฏิบัติงานอยู่ในหน่วยงานต่างๆ  ดังนั้นการกำหนดตัวบุคคลส่งเข้าร่วมสัมมนาหน่วยงานต่างๆ สามารถพิจารณาได้หลายรูปแบบ  ดังนี้

            ๑)   พิจารณาตามสายบังคับบัญชาเป็นการพิจารณาบุคคลที่ส่งเข้าร่วมการสัมมนาตั้งแต่  ระดับสายปฏิบัติการ ผู้บริหารระดับต้นหรือหัวหน้างาน  ผู้บริหารระดับกลางหัวหน้าฝ่ายและผู้บริหารระดับสูงหรือผู้อำนวยการขึ้นไป  ซึ่งในแต่ละระดับควรจัดส่งให้เข้ารับการ

สัมมนาในแต่ละหลักสูตรอย่างทั่วถึง

           ๒)  พิจารณาตามนโยบายและความเหมาะสมของบุคลากร  กำหนดตัวผู้เข้าร่วมสัมมนาลักษณะนี้ขึ้นอยู่กับนโยบายของหน่วยงานเป็นสำคัญ  ตลอดจนลักษณะงานที่บุคลากรปฏิบัติอยู่   กล่าว คือถ้าหน่ายงานมีนโยบายขยายงานหรือพัฒนางานทางด้านคอมพิวเตอร์การกำหนดตัว ผู้มีความเหมาะสมที่ปฏิบัติงานด้านนี้ก็จะถูกส่งเข้าร่วมการสัมมนาในหลัก สูตรทางด้านโดยเฉพาะ  นอกจากนี้การกำหนดตัวผู้ที่มีความเหมาะสมในงานเข้าร่วมสัมมนาอาจมองลึกลงไปถึงการที่ส่งเข้าไปร่วมสัมมนาแล้ว  จะต้องกลับมาถ่ายทอดความรู้และประสบการณ์ให้แก่บุคลากรอื่นที่ไม่มีโอกาสเข้าร่วมสัมมนาได้ด้วย  ค่าพาหนะสำหรับวิทยากร  ค่าอาหารและค่าเครื่องดื่ม  ค่าจัดวัสดุจัดทำเอกสาร  ค่าดอกไม้ธูปเทียนในพิธีเปิด-ปิดการสัมมนา  ค่าฟิล์มบันทึกภาพพร้อมค่าล้างอัดเป็นต้น

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                              ๓)  พิจารณาตามปัญหาที่สามารถแก้ไขได้ด้วยการสัมมนา  ในกรณีภายในหน่วยงานเกิดปัญหาเกี่ยวกับการบริหารภายใน  เช่น  การขาดความร่วมมือประสานงานกัน  การขาดความเข้าใจซึ่งกันและกันหรือเกิดปัญหาบางอย่างสามารถแก้ไขด้วยการสัมมนาก็จะกำหนดตัว  ผู้เข้าสัมมนาในกลุ่มนั้นๆ  เพื่อจะได้เปิดโอกาสให้นำข้อคิดหรือเทคนิคต่างๆ ที่ได้รับจากการสัมมนามาช่วยแก้ปัญหานั้นๆ ให้น้อยลงหรือหมอสิ้นไป

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                ๔)  กำหนดโดยตัวผู้สนใจที่จะเข้ารวมการสัมมนา บางครั้งการสัมมนาอาจจะมีหลักสูตรพิเศษที่ทุกคนสามารถที่จะเข้าร่วมได้  เช่น  หลักสูตรการพัฒนาบุคลิกภาพการสร้างสัมพันธภาพในหน่วยงาน  เป็นต้น  ในกรณีเช่นนี้การกำหนดตัวผู้เข้าสัมมนาจึงขึ้นอยู่กับความสนใจหรือความปรารถนาส่วนบุคคลของแต่ละคนเป็นสำคัญ

                  ๓.  องค์ประกอบด้านสถานที่อุปกรณ์และงบประมาณ  สถานที่อุปกรณ์ต่างๆ ที่จำเป็นในการสัมมนาได้แก่

                   ๓.๑  ห้องประชุมใหญ่  หมายถึง  ห้องประชุมรวมที่ใช้พิธีเปิด-ปิดการสัมมนาและใช้การบรรยายหรือภิปรายร่วมกัน  ผู้จัดสัมมนาจะต้องกำหนดให้แน่นอนว่าจะใช้ห้องใดที่เหมาะสมและเพียงพอแก่จำนวนผู้เข้าสัมมนา

                  ๓.๒  ห้องประชุมกลุ่มย่อย  สำหรับใช้ประชุมกลุ่มย่อยของผู้เข้าสัมมนาผู้จัดสัมมนาจะต้องวัดไว้ให้เพียงพอแก่จำนวนกลุ่มย่อยที่จัดแบ่งไว้  และต้องแจ้งห้องประชุมให้ผู้เข้าสัมมนาได้ทราบอย่างชัดเจน

                  ๓.๓ อุปกรณ์ด้านโสตทัศนศึกษา ได้แก่ เครื่องขยายเสียง ไมโครโฟน

ลำโพง  เครื่องฉายภาพข้ามศีรษะ  เทปบันทึกเสียง  วีดีทัศน์  และอุปกรณ์ด้านแสง-เสียง  อื่น ๆ ที่จำเป็นต้องใช้ 

               ๓.๔  เครื่องพิมพ์ดีด  เครื่องโรเนียว  หรือเครื่องคอมพิวเตอร์  เครื่องถ่ายเอกสาร  และวัสดุที่จำเป็นในการจัดทำเอกสารประกอบคำบรรยาย

              ๓.๕  อุปกรณ์อื่นๆ เช่น  ปากกาเขียนแผ่นใส  ไวท์บอร์ด  หรือกระดานดำเป็นต้น

             ๓.๖  เอกสารประกอบคำบรรยายของวิทยากร  ซึ่งโดยทั่วไปวิทยากรมักจะส่งไปให้ผู้จัดสัมมนาล่วงหน้า  หรืออาจจะนำมาในวันสัมมนา  ซึ่งผู้จัดจะต้องถ่ายเอกสารแจกให้ผู้เข้าสัมมนา  แต่ในกรณีที่วิทยากรไม่ได้ส่งให้ล่วงหน้า  หรือไม่ได้จัดเตรียมมาให้ในวันสัมมนา  ฝ่ายสัมมนาก็ควรทำเอกสารสรุปคำบรรยายแจกให้ผู้เข้าสัมมนาหลังการบรรยายหรืออภิปรายเสร็จสิ้นลง

            ๓.๗  งบประมาณ  ในการสัมมนาแต่ละโครงการต้องใช้งบประมาณมากพอสมควรทั้งนี้มักขึ้นอยู่กับจำนวนผู้เข้าร่วมสัมมนา  ระยะเวลาและสถานที่จัดสัมมนาเป็นสำคัญที่มาของงบประมาณดำเนินการมักได้มาจากแหล่งต่าง ๆ  ๓ แหล่งด้วยกันคือ  ค่าลงทะเบียนของสมาชิกเข้าร่วมสัมมนาเงินหนุนจากหน่วยงานต้นสังกัด และเงินอุดหนุนจากภายนอก  เช่น  บุคคล  บริษัท  ห้างร้านสมาคม  มูลนิธิ  เป็นต้นสำหรับค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา  โดยทั่วไปจะจ่ายเป็น  ค่าตอบแทนวิทยากร  ค่าพาหนะสำหรับวิทยากร  ค่าอาหารและเครื่องดื่ม  ค่าวัสดุจัดทำเอกสาร  ค่าดอกไม้ธูปเทียนในพิธีเปิด – ปิด  การสัมมนา  ค่าฟิล์มบันทึกภาพพร้อมค่าล้างอัด  เป็นต้น 

                 ๔.   องค์ประกอบด้านเวลา  การกำหนดเวลาสำหรับการสัมมนาจะมากน้อยพียงใดขึ้นอยู่กับหัวข้อหรือเรื่องที่จัดสัมมนาเป็นสำคัญ  บางเรื่องมีขอบเขตกว้างขวางแต่ใช้เวลาน้อย  ก็จะทำให้การอภิปรายแสดงความคิดเห็นไม่ครอบคลุมตามเรื่องที่สัมมนาเท่าที่ควร  หรือบางเรื่องมีขอบเขตแคบเป็นเรื่องเฉพาะเจาะจงด้านใดด้านหนึ่งโดยเฉพาะแต่ใช้เวลายาวนานก็จะทำให้ผู้เข้าสัมมนาเบื่อหน่าย  ไม่สนใจเท่าที่ควรและสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายโดยไม่คุ้มกับสาระที่ได้รับ  และเมื่อมีเวลาเหลือมากอาจทำให้สมาชิกอภิปรายแสดงความคิดเห็นต่างๆ  ขยายวงกว้างออกไปจนไม่สามารถควบคุมได้  หรือเรื่องที่นำมาอภิปรายไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องที่นำมาสัมมนาเลย   การสัมมนาโดยทั่วไปจะใช้เวลา  ๒-๕  วัน  ซึ่งถือว่าเป็นระยะเวลาที่เหมาะสม

                นอกจากนี้  สมพร  ปันตระสูตร  ได้ กล่าวถึงองค์ประกอบของการสัมมนาว่าในการจัดการสัมมนาแต่ละครั้งนั้นจะต้องมี องค์ประกอบสำคัญเพื่อให้การสัมมนาเป็นไปตามเป้าหมายที่ตั้งไว้  องค์ประกอบที่สำคัญมี ๔  องค์ประกอบ  ได้แก่

                ๑.  องค์ประกอบด้านเนื้อหา  เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งที่จะสามารถนำมาสัมมนาบรรลุผลตามที่ตั้งเป้าหมายไว้   ส่วนประกอบสำคัญ  คือ

                   ๑.๑  จุดมุ่งหมายของการสัมมนา  ซึ่งจะต้องกำหนดให้แน่นอนว่าการสัมมนาครั้งนั้นมีจุดมุ่งหมายอย่างไร

                  -  เพื่อแก้ปัญหาอย่างใดอย่างหนึ่ง

-  เพื่อการเรียนรู้วิธีการแก้ปัญหาร่วมกัน

-  เพื่อหาแนวทางปฏิบัติ  หรือ  กำหนดนโยบายอย่างใดอย่างหนึ่ง

                   ๑.๒  หัวข้อในรูปแบบการบรรยายหรือการอภิปราย

                   ๑.๓  หัวข้อในการสัมมนา

                  ๑.๔  กำหนดการต่าง ๆ ในการสัมมนา  ตลอดจน  ระบบ  ระเบียบ  วิธีการสัมมนา

                  ๑.๕  ผลของการสัมมนา

              ๒.  องค์ประกอบด้านบุคลากร  หมายถึง คณะบุคคลที่จะเป็นผู้ดำเนินการสัมมนาส่วนหนึ่ง  และผู้เข้าร่วมสัมมนาอีกส่วนหนึ่ง  ประกอบด้วย

                   ๒.๑  คณะกรรมการเตรียมการและดำเนินการสัมมนา

                   ๒.๒  คณะกรรมการจัดการสัมมนา (อาจจะเป็นชุดเดียวกับ ๒.๑ ก็ได้)

                   ๒.๓  คณะวิทยากร   ผู้ให้ความรู้เสริมในการสัมมนา

                   ๒.๔  สมาชิกผู้เข้าร่วมสัมมนา

                   ๒.๕  เจ้าหน้าที่ที่จำเป็นนอกเหนือจากคณะกรรมการ   เช่น  ฝ่ายอาคารสถานที่    ฝ่ายธุรการ  ฝ่ายเอกสาร  ฯลฯ

             ๓.  องค์ประกอบด้านอุปกรณ์   อุปกรณ์หลายอย่างเป็นความจำเป็นที่จะช่วยให้การสัมมนาบรรลุผลได้เป็นอย่างดี    อุปกรณ์ที่จำเป็นควรประกอบด้วย